Календарь мероприятий

Члены АХП рекомендуют поставщиков

Colliers International Abbix Read&Ready Q1 Group Формула красоты


Статьи

Административно-хозяйственные управляющие рассказывают о кризисных планах на 2015 год

Административно-хозяйственные управляющие рассказывают о кризисных планах на 2015 год
«Сегмент.Ру» открывает серию опросов конечных потребителей (корпоративных клиентов) канцелярско-офисной и сувенирной продукции. Руководители административно-хозяйственных отделов поделятся с читателями, какие они будут предпринимать действия в сложившихся условиях в плане закупок. Возможно, эти ответы будут полезны и руководитеолям канцелярских компаний.

Мы убеждены, что жизнь не заканчивается на кризисе и искренне считаем, что лучше горькая пилюля именно сейчас, накануне нового года. Сегодня на наши вопросы ответил руководитель административно-хозяйственного отдела (корпоративный клиент) одной из крупнейших в России торговых сетей бытовой техники и электроники, который активно закупает канцелярскую, офисную и сувенирную продукцию для нужно компании. Сеть насчитывает несколько сотен гипермаркетов по всей России. Тем не менее, в данном интервью административный директор попросила не называть ее имя и компанию.

– В 2015 году, увы, нас поджидает сокращение бюджетов компаний. Насколько планируется сократить эти статьи расходу в Вашей компании?

– Будет сокращение на 30%.

– На чем будете экономить: на статусных подарках, VIP-товарах, офисных товарах, или, быть может, будете искать более дешевые предложения у других поставщиков?

– Мы будем ориентироваться на более выгодные предложения от других поставщиков. Кроме этого, произойдет сокращение закупок всего VIP-сегмента товаров.

– Какие условия работы привлекут вас при выборе рекламного агентства/поставщика в кризисных условиях более всего, когда он будет обеспечивать обозначенной выше продукцией?

– Для нас будут важны условия постоплаты, как минимум, на 15 дней (в идеале – это 30 дней).

– Планируете ли вы заказ рекламно-сувенирной продукции на 2015 год заранее или решения будут приниматься «по обстоятельствам»? Какие сроки вы обычно ставите перед подрядчиками при заказе промопродукции?

– Мы планируем провести тендеры в 2015 году за 3-4 месяца до необходимого срока. И при заказе продукции на Новый год уже в сентябре должен быть выбран поставщик

– По какому принципу вы будете выбирать поставщика товаров или услуг?

– Нам важны цена, качество и надежность подрядчика. Это самые важные критерии.

– Как часто (раз в месяц, в квартал) Вы покупаете канцелярско-офисную/сувенирную продукцию для нужд компании? Какая обычно это продукция, и какие примерно объемы закупок? Как это будет происходить в 2015 году?

– Сувенирная продукция приобретается на наши ярмарки вакансий, по результатам проводимых соревнований, на новый год (это календари, ежедневники, ручки). Объемы еще уточняются, но сокращение произойдет в пределах, как минимум, 30% от обычных объемов заказов.

– Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных канцелярских магазинах, в Интернет-магазинах, в рекламных агентствах (в соответствии с задачей)?

– Да, конечно, мы заказываем в соответствии с текущей задачей: например, разовые сувениры покупаем в Интернет–магазине, а в остальных случаях у нас есть 2-3 надежных подрядчика, у которых мы запрашиваем цены, сравниваем и закупаем. Но всегда изучаем рынок.

– А вы объявляете конкурс на поставку товаров или просто работаете с этими проверенными компаниями? Требования как-то изменятся в сравнении с докризисными?

– Мы всегда анализируем рынок и покупаем только через конкурс! Однако если подрядчик есть и готов работать по старым ценам, и выход на аукцион не принесет сокращение затрат (а иногда даже получается увеличение), то мы оставляем старого подрядчика.

– По вашему опыту, лучше или хуже становится качество товара с течением времени? Как Вы думаете, кризис повлияет на качество?

– Всегда же можно запросить сертификаты качества и прописать в договоре требования по качеству товара.

– С какими новыми проблемами вы сталкиваетесь чаще, например, со срывом сроков поставки, с низким качеством, со сложностями при оформлении заказов, неудовлетворительной работой поставщика с закрывающими документами и так далее?

– У нас был опыт поставок товара из Европы, и был срыв поставки – товар пришел с задержкой на 24 дня. А если предлагается неоправданно высокая цена, тогда приходится отказываться и искать новых подрядчиков

– Можете ли вы примерно сказать, какой объем средств в год компания расходует на собственное продвижение, в частности, на канцелярскую/промопродукцию?

– Это много миллионов, но точнее говорить не буду… 

"Сегмент"

Корпоративные клиенты о заказах-2015

«Сегмент.Ру» продолжает серию материалов, посвященных взаимодействию в ушедшем году конечных покупателей канцелярско-офисной и сувенирной продукции с поставщиками и перспективам работы в году наступившем. На наши вопросы ответили член Правления «Объединение АХП», Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам ООО ИКБ «Совкомбанк» и Марина Мельникова, административный менеджер Volkswagen Group Rus, член "Оъединеничя АХП".

Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам ООО ИКБ «Совкомбанк», член «Объединения АХП»Марина Мельникова, менеджер по административной работе, компания ООО "ФОЛЬКСВАГЕН Груп Рус", член «Объединения АХП»

 

– В 2015 году нас поджидает зародившийся кризис, начинается сокращение бюджетов компаний на закупку канцелярских, офисных и сувенирных товаров. Насколько планируется сократить эти статьи расходу в будущем году в Вашей компании?

Алена Кулаченкова

– Я буду уходить к отечественным производителям. И переходить на собственные торговые марки.

Марина Мельникова 

– Статусные и VIP-товары частично мы сокращаем, смотрим аналоги, проводим торги.

 

– А на чем Вы будете экономить в первую очередь? Это какие-то статусные продукты, VIP-товары, мелкие товары, или, быть может, будете искать более дешевые предложения у других поставщиков?

Алена Кулаченкова

– Мы планируем серьёзную экономию на канцтоварах и хозтоварах. Они будут сокращены в количественном измерении на 10%, и в основной линейке продуктов будем уходить к собственным торговым маркам поставщиков. Это даст экономию дополнительно до 12%.

Марина Мельникова

– Вне зависимости от ситуации на рынке мы  всегда стараемся оптимизировать расходы  на канцелярские товары, при этом максимально сохраняя основной ассортимент. В будущем году мы планируем сократить расходы на 20%.  При этом будем максимально использовать сувенирную продукцию собственного производства (от концерна Volkswagen).

 

– Какие условия работы привлекут Вас более всего при выборе рекламного агентства или поставщика в кризисных условиях?

Алена Кулаченкова

– В идеале: оплата по факту достигнутой прибыли (договорной процент) после запуска рекламной компании.

Марина Мельникова

– Это соотношение цены и качества.

 

 

– Планируете ли вы размещать заказ рекламно-сувенирной продукции на 2015 год заранее или решения будут приниматься «по обстоятельствам»? Какие сроки вы обычно ставите перед подрядчиками при заказе?

Алена Кулаченкова

Заказ планируется. Обычно обращаемся к заказчику за 1-2 месяца до необходимого срока.

Марина Мельникова

Любая закупка осуществляется путем проведения тендера, соответственно, планировать необходимо заранее (как минимум за 3-4 месяца).  А желаемые сроки поставки указываются в техническом задании (в зависимости от сложности производства).

 

– По какому принципу вы будете выбирать поставщика канцелярки или рекламное агентство в 2015 году, какие, например, характеристики влияют на ваш выбор: известность агентства, его победы в конкурсах и фестивалях, опыт предыдущих проектов, возможность получить бесплатные образцы, сроки исполнения или что-то другое?

Алена Кулаченкова

Проведение тендера. Критерии и вес агентства будут заданы с учетом ситуации в экономике на момент подготовки тендера.

Марина Мельникова

- Как правило, это опыт предыдущих проектов, соответствие техническому заданию (условия поставки и оплаты, качество, цена и прочее). 

– А как часто (раз в месяц, в квартал) Вы покупали канцелярско-офисную/сувенирную продукцию ? Какая обычно это продукция и какие примерно объемы закупок? Как это будет происходить в 2015 году?

Алена Кулаченкова

1 раз в месяц. Примерно на 1-2 миллиона рублей на всю компанию. В 2015 году периодичность будет та же, а вот сумму существенно сократим.

Марина Мельникова

Канцтовары заказываются ежедневно сотрудниками административного отдела. Сувенирная продукция заказывается подразделениями самостоятельно в зависимости от их нужд в течение всего года (к примеру, визитницы, ежедневники, блокноты, ручки и пр.).

 

 

– Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных канцелярских магазинах, в Интернет-магазинах, в рекламных агентствах (в соответствии с задачей)? Объявляете ли тендер?

Алена Кулаченкова

Мы заказываем у оптовых продавцов. У этой системы есть два очевидных преимущества: стоимость и логистика. Тендеры объявляем.

Марина Мельникова

- Заказы сувенирной продукции мы осуществляем через рекламные агентства, а канцтовары - через специализированные компании. Согласно процедурам компании, проведение тендера (внутреннего конкурса) является обязательным условием. Несомненно, при оценке компаний будут учитываться такие параметры, как качество товара, цена, сроки поставки, условия оплаты,  опыт работы в прошлом и так далее.

 

– Условия конкурса как-то изменятся в сравнении с докризисными требованиями и подходами?

Алена КулаченковаМарина Мельникова

Да. Одним из ключевых критериев станет стоимость.

 

– По Вашему опыту, лучше или хуже становится качество товара с течением времени? И в следствие кризиса изменится ли качество?

Алена Кулаченкова

Качество становится хуже. И будет еще хуже.

Марина Мельникова

Тут важно правильно описать требования в техническом задании, чтобы избежать двоякого понимания и предоставления товара с более низким качеством.

 

– Изменились ли проблемы с поставщиками товаров за год?

Алена Кулаченкова

 

Марина Мельникова

Если говорить в целом, то наши взаимоотношения не изменились. Единственное, что касается канцтоваров, то периодически сталкиваемся с отсутствием  некоторого товара, либо с его снятием с производства и приходится искать аналоги.

 

– С какими новыми проблемами при работе с поставщиками Вы сталкиваетесь чаще всего, например, это срыв сроков поставки, низкое качество, сложности при оформлении заказов, неоправданно высокая цена, отсутствие товара, неудовлетворительная работа поставщика с закрывающими документами и так далее?

Алена Кулаченкова

Это срыв сроков поставки, низкое качество, неоправданно высокая цена.

Марина Мельникова

 

 

– Можете ли вы примерно сказать, какой объем средств в год (или в товарных единицах) компания расходует на собственное продвижение, в частности, на канцелярскую/промопродукцию?

Алена Кулаченкова

По сувенирной продукции это закрытая информация, она касается рекламы. А по канцтоварам информацию я уже озвучила выше.

Марина Мельникова

Это наша внутренняя информация, к сожалению, мы не можем ею поделиться.

 

Анна Харитонова, руководитель административно-хозяйственного Управления ЗАО «АНТА» (обувной ритейлер): «В 2015 году решение о различных офисных покупках будет приниматься по обстоятельствам»

Закончился 2014 год. Год интересный, бурный и непростой. И еще более непростые времена нас ждут. А это значит, жизнь в сложных моментах только начинается. «Сегмент.Ру» продолжает серию материалов, посвященных взаимодействию в ушедшем году конечных покупателей канцелярско-офисной и сувенирной продукции с поставщиками и перспективам работы в наступившем 2015 году. Сегодня на наши вопросы отвечает Анна Харитонова, руководитель административно-хозяйственного Управления ЗАО «АНТА» (известный ритейлер обуви Сarlo Pazolini), член НП «Объединение АХП».

Анна Харитонова, руководитель административно-хозяйственного Управления ЗАО «АНТА» (ритейлер обуви Сarlo Pazolini): 

«Наши сегодняшние поставщики предлагают нам скидки и товары по более низкой цене. Но мы планируем в 2015 году сократить количество товара и, тем самым, практически не меняя его качество, сэкономим бюджет».

– В 2015 году, увы, нас поджидает уже зародившийся кризис, начинается сокращение бюджетов компаний. В 2014 году вам пришлось столкнуться с необходимостью сэкономить на канцелярке и сувенирке? Насколько планируется сократить эти расходы в будущем году?

– В 2014 мы укладывались в рамки бюджетных средств и то что планировали, то и закупили/сделали. А вот на 2015 планируется сократить бюджет на 20%, а от сувенирной продукции на первое полугодие отказаться вовсе.

– Планируете ли вы заказ продукции на 2015 год заранее или решения будут приниматься «по обстоятельствам»? Какие сроки вы обычно ставите перед подрядчиками при заказе промопродукции?

– Решение будет приниматься по обстоятельствам. А сроки поставки обычно мы ставим не более двух недель.

– В целом, в каких параметрах Вы ожидаете сокращение бюджета на эти цели?

– На первое полугодие вообще отказываемся от изготовления сувенирной продукции, на второе полугодие буем рассматривать в июне.

– На чем будете экономить в первую очередь? Это какие-то статусные офисные продукты, VIP-товары, мелкие товары, или, быть может, Вы будете искать более дешевые предложения у других поставщиков?

– Наши сегодняшние поставщики предлагают нам скидки и товары по более низкой цене. Планируем сократить количество товара и, тем самым, практически не меняя качество товара, мы сэкономим бюджет.

– Какие условия работы привлекут Вас при выборе рекламного агентства по сувенирке или поставщика офисных товаров в кризисных условиях более всего?

– Самые привлекательные условия - это оперативное выполнение заказа и отсрочка платежа.

– По какому принципу вы будете выбирать контрагента, будь то поставщик канцелярской продукции или рекламное агентство в 2015 году?

– Конечно, история и узнаваемость контрагента играет определенную роль, но, безусловно, на первом месте стоит цена, качество и сроки изготовления, предоставление бесплатных образцов приветствуется. Важно, чтобы получилось именно так, как задумали мы.

– Как часто (раз в месяц, в квартал) Вы покупаете канцелярско-офисную/сувенирную продукцию для нужд Вашей компании? Какая обычно это продукция и какие примерно объемы закупок? Как это будет происходить в 2015 году?

– Сувенирную продукцию ежедневники 1 раз в год, канцелярские товары с логотипом (ручки, карандаши, блокноты, листочки для записи) 1-2 раза в год. Канцелярские товары и бумагу для обеспечения офиса закупаем 1 раз в месяц. Объемы: примерно 125 пачек бумаги, файлы, ручки, карандаши, клей, папки. Все остальное идет по отдельным заказам из отделов. В 2015 году планируется также их оставить.

– Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных канцелярских магазинах, в Интернет-магазинах, в рекламных агентствах (в соответствии с задачей)?

– Сувенирную продукцию заказываем в типографиях, канцелярскую продукцию - в компаниях, специализирующихся на этих товарах.

– Какие преимущества Вы видите в выбранной Вами схеме поставки?

– Бесплатная и оперативная поставка (после заказа доставка осуществляется на следующий день)

– Объявляете ли Вы конкурс на поставку товаров или предпочитаете работать с уже проверенной компанией? Ключевые требования как-то изменятся в сравнении с докризисными требованиями и подходами?

– Мы продолжим работать с проверенными компаниями.

– По Вашему опыту, лучше или хуже становится качество товара с течением времени? Вследствие кризиса изменится ли качество?

– Думаю, что качество изменится не в наилучшую сторону, но возможно появится альтернативный товар с хорошим качеством и приемлемой ценой.

– Изменились ли проблемы с поставщиками товаров за год? С какими новыми проблемами Вы сталкиваетесь чаще всего?

– Единственное с чем мы периодически сталкиваемся - то с отсутствием некоторого товара, а в остальном проблем с поставщиками нет. 

Конечные покупатели о закупках в кризиc: продолжение темы

«Сегмент.Ру» продолжает серию материалов, посвященных мнению конечных покупателей канцелярской, офисной и сувенирной продукции о закупках в кризисный период. Сегодняшний наш гость – Татьяна Козлова, член НП «Объединение АХП», офис-менеджер ООО «Кьези Фармасьютикал».

Фирма «Кьези» — основанная более 75 лет назад фармацевтическая компания со штаб-квартирой в городе Парма (Италия) и филиалами в 25 странах мира. Занимается разработкой и производством оригинальных фармацевтических препаратов. 

- Татьяна, в 2015 году, увы, нас ждет серьезный кризис, уже сократились бюджеты компаний. Пришлось ли Вам в 2014 году столкнуться с необходимостью сэкономить на канцелярке/промотоварах? Насколько планируется сократить эти расходы в 2015 году?

- Наша компания работает по принципу планирования бюджета. Но, конечно же, если есть возможность сэкономить, мы всегда ей пользуемся. Как таковой цели экономии в 2014 году не стояло. Как и не стоит в 2015 году, так как бюджет на 2015 год был утвержден еще до кризиса. Тем не менее, в этом году мы планируем сокращение расходов до 10%.

- На чем будете экономить в первую очередь? Это какие-то статусные продукты, VIP-товары, мелкие товары, или, быть может, Вы будете искать более дешевые предложения у других поставщиков?

- Будем искать более дешевые предложения у других поставщиков. Будем добиваться скидки от текущих поставщиков.

- Какие условия работы прифвлекут Вас при выборе рекламного агентства/поставщика в кризисных условиях более всего, когда он будет обеспечивать Вас обозначенной выше продукцией?

- Цена, цена и еще раз цена. И в кризисных, и не в кризисных условиях.

- Планируете ли вы заказ рекламно-сувенирной продукции на 2015 год заранее или решения будут приниматься «по обстоятельствам»? Какие сроки вы обычно ставите перед подрядчиками при заказе промопродукции?

- Обычно заказываем заранее: от 3 месяцев до полугода. Сроки от двух до трех недель.

- По какому принципу вы будете выбирать рекламное агентство в 2015 году, какие, например, характеристики влияют на ваш выбор: известность агентства, его победы в конкурсах и фестивалях, опыт предыдущих проектов, возможность получить бесплатные образцы, сроки исполнения или нечто другое?

- У нас уже есть поставщик, который нас вполне устраивает и по срокам изготовления, и по ценам, и по качеству, и по отношению к клиенту, обратной связи. Но если бы выбирали нового, то выбирали бы посредством тендера. Основные критерии: опыт работы, надежность поставщика, цена, качество, сроки изготовления.

- Как часто (раз в месяц, в квартал) Вы покупаете канцелярско-офисную/сувенирную продукцию для нужд Вашей компании? Какая обычно это продукция и какие примерно объемы закупок? Как это будет происходить в 2015 году?

- Канцелярию покупаем раз в месяц. В 2015 году никаких изменений по объему или продукции не планируем. Все в обычном режиме. Сувенирную продукцию покупаем по мере ее расходования, либо к тем или иным праздникам.

- Какими каналами дистрибуции Вы пользуетесь: заказываете у оптовых продавцов, в розничных кан
целярских магазинах, в Интернет-магазинах, в рекламных агентствах (в соответствии с задачей)?


- У оптовых поставщиков заказываем канцелярию. Сувенирную продукцию – в рекламных агентствах.

- Объявляете ли Вы конкурс на поставку товаров или предпочитаете работать с уже проверенной компанией?

- Все зависит от стоимости поставки. Если стоимость высокая, объявляем конкурс. Как правило, сначала стараемся договориться с текущим поставщиком. Все-таки, это удобнее, чем заключать договор с новым поставщиком.

- Изменились ли проблемы с поставщиками товаров за год? С какими новыми проблемами Вы сталкиваетесь чаще всего, например, это срыв сроков поставки, низкое качество, сложности при оформлении заказов, неоправданно высокая цена, отсутствие товара, неудовлетворительная работа поставщика с закрывающими документами и так далее?

- У нас нет проблем с нашими поставщиками. Система отработана так, что заказы оформляются заблаговременно, поэтому удается избегать проблем с нехваткой или отсутствием товара. По документообороту тоже все налажено. Все вовремя и в том виде, в каком нам надо.

"Сегмент"

                                                                                    
Дмитрий Мотыльков, главный редактор группы порталов «Сегмент.Ру»

Материал подготовлен в сотрудничестве с
 НП "Объединение АХП"




Назад к списку

#WORK_AREA#